Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Laadittu 10.05.2021

Rekisterinpitäjä 
Nimi: Kouvolan Kameraseura ry
Osoite: c/o Jaana Ahola
Pihtojantie 31 A 6, 46900 INKEROINEN

Rekisteriasioista vastaava henkilö: 
Jaana Ahola

Lisätiedot ja oikaisupyynnöt:
Sähköpostilla info@kouvolankameraseura.net

Rekisterinpitäjän toimiala
Aatteellinen yhdistys, Y-tunnus 1796182-8

Rekisteriseloste Kouvolan Kameraseura ry:n henkilötietorekisteristä
Valokuvausseura yhdistää sen jäsenet ja kehittää heidän osaamistaan. Toimintaan liittyen rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja. Rekisterinpitäjä on tehnyt yhdistyslain ja yhdistysrekisteriasetuksen mukaisen ilmoituksen toiminnastaan.

Toiminnassa käytettävä rekisteri 
Kouvolan Kameraseura ry:n jäsenrekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 
Rekisteri koostuu Kouvolan Kameraseura ry:n ilmoittautumislomakkeella jäseneksi liittymisen yhteydessä annetuista henkilötiedoista. Henkilötietoja käytetään jäsenyyden tunnistamiseen, toiminnan kehittämiseen, yhteydenpitoon ja tiedon välittämiseen seuran ja jäsenten välillä valokuvausharrastukseen liittyen sekä erilaisten maksutietojen hallintaan ja ylläpitoon, kuten jäsen- ja kurssimaksut. Tiedottaminen tapahtuu sähköpostilla ja jäsentapaamisissa. Tietoja saatetaan tarvita, esim. kokoontumis- ja turvallisuustarkoituksessa kuvausretkiin tai kuvaustyöpajoihin liittyen.

Kuvaus rekisteriin kerättävistä tiedoista
Rekisteriin tallennetaan seuraavat henkilötiedot: Etunimi, sukunimi, syntymäaika, sukupuoli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, markkinointikielto muille tiedotteille tai mainoksille pois lukien jäsentiedotteet, liittymisaika ja jäsenmaksutieto. Lisäksi rekisteriin tallentuvat jäsenen osallistumistiedot erilaisiin seuran ryhmiin ja tapahtumiin.

Tietojen luovutus 
Kouvolan Kameraseura ry ei luovuta henkilötietoja kolmannelle osapuolelle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa Kouvolan Kameraseura ry:n kattojärjestön Suomen Kameraseurojen Liitto ry:n (SKsL) jäsenrekisteriin. Tietoja luovutetaan vain niiltä osin, kuin SKsL:n jäsenmaksun ja sen järjestämien näyttelyjen osallistumisoikeuden tarkistamista varten on tarpeellista. SKsL ry ja Kouvolan Kameraseura ry käyttävät samaa Flomembers jäsenrekisteriä.

Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista 
Kouvolan Kameraseura ry:n jäsentiedot talletetaan verkossa toimivaan FloMembers jäsenrekisteriin. Palvelu täyttää Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset.

Käytön valvonta 
Pääsy henkilötietoihin on Kouvolan Kameraseura ry:n ja SKsL:n hallituksen jäsenillä sekä heidän valtuuttamilla henkilöillä, jotka tarvitsevat henkilötietoja näiden yhdistysten asioiden hoitamisessa. Salasana on henkilökohtainen ja pääsy rekisteriin tarkistetaan aina kun hallituksissa henkilöt vaihtuvat. Yhdistysten hallitukset ovat perehtyneet lainsäädäntöön.

Rekisteröidyn oikeudet 
Kouvolan Kameraseura ry:n jäsen saa jäseneksi liittyessään kirjautumistunnukset FloMembers-järjestelmässä oleviin omiin tietoihinsa ja voi itse oikaista tai täydentää rekisterissä olevan virheellisen tai vanhentuneen tiedon. Kun jäsen haluaa erota Kouvolan Kameraseurasta, voi omissa tiedoissa jättää eropyynnön ja ko. jäsenen tiedot poistetaan järjestelmästä ja palvelimelta pysyvästi. Ratkaisevaa tiedon korjaamisessa, täydentämisessä tai poistamisessa on tiedon käyttötarkoitus jäsenen harrastukseen liittyen, esimerkiksi että säännöllinen tiedottaminen tapahtuu vain sähköpostilla.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle 
Joitakin jäsenten tietoja voidaan säilyttää seuran Google Drive -palvelussa. Henkilötietolain (523/1999) 22 §:ssä ilmaistun pääsäännön mukaan henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan, jos kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso. Google ja FloMembers ovat osaltaan sitoutuneet tähän ja noudattavat GDPR:n vaatimuksia, kun tietoja siirretään EU:n ulkopuolelle. Lisätietoja Googlen osalta=>

Flo Apps Oy:n järjestelmä sijaitsee Multim Oy:n isännöimällä palvelimella Ulvilassa. Palvelinresursseja monitoroidaan ympäri vuorokauden. Tarkempi tietoturvakuvaus on saatavilla pyynnöstä.

error: